用户介绍

搜狐是中国领先的互联网媒体、搜索、在线游戏集团,拥有搜狐公司(NASDAQ: SOHU)和畅游公司两家美国纳斯达克上市公司,是中文世界最强劲的互联网品牌之一。“搜狐”在中国是家喻户晓的名字,也是2008北京奥运会互联网内容服务赞助商。搜狐为中国近6亿的互联网和移动互联网用户提供全面网络服务。2015年机票差旅量约5千万元。

实施差旅管理前情况痛点

1.庞大的差旅量由票务行政代替购买,并单独成立了不低于5人的差旅采购小组,耗费大量人力物力; 2.员工出差没有费用审批流程和集中采购,虽有差旅管理规定,但是只停留在纸面,实际执行中没有落实,存在差旅费浪费; 3.由于代理采购员工不清楚航班实时状态,航空公司的退改签规定不了解,没有航班变动信息提醒,不能实时了解所乘坐航变情况,最终导致退改签花费巨大; 4.企业自身需要实现多品类多供应商,无法实现供应商管理,但管理复杂,收效甚微。

实施目标

1.内部差旅流程进行统筹管理,由线下实现线上差旅管理,构建线上差旅管理平台; 2.实现多品类多供应商的复杂管理; 3.加入出差申请逐级审批,并包含行为审批与票价审批,提高行政工作效率; 4.实现飞机票、火车票、酒店在一系统内完成预订,并且希望实现多个品类供应商的管理能够在一个系统内实现; 5.企业采购数据接入集团财务系统,做到统筹管理; 6.可以直接显示特价舱位及最晚出票时间,读取实时退改信息,机票实施状态,保证退改签费用与航空公司等同。

实施方案

1.对内部差旅政策及差旅流程进行管理,整合落地到平台中,最多支持四级审批,满足搜狐对于行为审批与票价审批的双重要求; 2.外部接口开放给搜狐固定服务商,并可持续添加,预留直销接入接口,实现对供应商的整体管理; 3.可在宝库差旅管理平台内全面展示票价,并保证实时更新; 4.宝库差旅管理平台具备员工出差差旅政策提醒功能,使员工明晰差旅标准利用后台多个便捷开关,轻松设置各员工等级下差旅标准,人性化控制差旅费用。

实施效果

1.仅2016年一年,搜狐新媒体部门已节省差旅费用371万元,搜狗节省差旅费用共164万元; 2.实现从审批到订票再到报销全流程在宝库差旅平台内统一完成,构建了内部流程管理与外部供应链管理并重的差旅管理体系; 3.实现了宝库作为平台的全部功能,对飞机票、火车票及酒店进行了全服务商对接,集成多方资源,高效便捷完成预订功能,真正做到了多品类多供应商管理; 4.员工清晰了解差旅标准,2小时内提醒最低票价,实现差旅标准的落地,员工满意度大大提高。

实现价值

1.构建了差旅管理平台,做到了内部差旅流程管理与外部供应链管理并重; 2.帮助企业差旅经理提升管理水平,实现行政管理升级,解放生产力,并提高企业内部对行政管理部门的工作满意度; 3.实现了供应商管理透明化; 4.保证企业差旅采购的合规性; 5.获取在线预订系统能力,免去复杂的开发过程或对第三方预订工具的依赖性; 6.方便员工管理个人商务旅行,提高工作效率; 7.所有采购数据通过宝库差旅管理平台反馈至财务,提高财务工作效率,并帮助企业提高了财务的可控性。