客户背景

CCDI悉地国际创立于1994年,是在世界城市建设和开发领域从事综合专业服务的大型工程实践咨询机构。其业务涵盖广泛的行业与不同的专业领域。在上海、北京、深圳、成都、悉尼、纽约、青岛、苏州等区域均有业务涉及,在重庆、南京、天津、武汉、西安、昆明等国内主要城市设置分公司或办事处,建立遍布全国各地的服务网络。2016年仅机票采购量高达1350万。

实施前差旅情况及痛点

1.公司划分为华北、华东、华南、西南四大区域,由4名差旅管理人员负责机票审批、通过电话查询预订,没有线上操作平台,整个订票流程效率低; 2.与深国航、南航签署了三方协议,由服务商执行,协议不能在同一系统内展示; 3.与东航签署两方协议,使用东航B2G系统采购,但系统没有实现OA对接,整体公文流转速度慢,员工满意度低; 4.差旅管理人员购票工作量巨大,岗位价值低; 5.供应商繁多,财务在支付与结算过程中工作量巨大。

实施目标

1.构建差旅管理平台,实现差旅产品采购线上完成; 2.实现单品类多供应商集中管理,机票在一个平台体系内集中展示,提高工作效率; 3.整合两方及三方协议,实现一个平台全面管理多方供应商,提高供应商服务水平; 4.结合了解企业差旅情况,给予采购行为(差旅政策)指导,进一步压缩成本; 5.减轻财务支付与结算的工作量。

实施方案

1.构建差旅管理平台,实现内部流程管理与外部供应链管理全部对接,支持线上交易及数据回传,并开通多种支付方式,建立差旅清算中心,实现线下至线上转移; 2.与企业OA系统对接,实现单点登录跳转,提高整体公文流转效率; 3.启用宝库七大管理模块,利用流程管理与供应链管理工具实现了内部自动化管控;上线了交易与支付工具,满足不同支付习惯;利用清算中心满足财务需求,数据中心进行差旅状况统计分析并指导议价与决策;实现行政服务共享; 4.对两方、三方协议进行同一平台线上接入,在宝库平台内管理多个服务商及供应商; 5.宝库后台提供数据分析功能,指示常用航空及航线,便于进行采购指导; 6.对财务系统进行对接,实现支付与清算的简化。

实施效果

1.上线流程管理工具与供应链管理工具后,实现了多供应商管理,并克服了直采无法管理的缺陷,达到了差旅管理的目标; 2.解放人力,提高了行政采购岗位价值,在相同人力资源情况下,服务的员工数增长一倍,且服务时间由八小时工作制转变为24小时在线,员工满意度大大提升; 3.不考虑其他因素的影响,仅因为票价和折扣两项因素的变动,宝库差旅管理平台上线后同比机票价格降低11%,按照利润率14%计算,相当于为公司创造785万的年度销售订单; 4.建立了可监控的合规差旅管理流程,并针对常用航司航线进行价格洽谈,切实掌握数据并指导决策; 5.降低了财务部门的工作负担,将多供应商的支付及清算实现了简化。

实现价值

1.构建了企业差旅管理能力; 2.帮助差旅经理提升管理水平,提高企业内部对行政管理部门的满意度,实现行政管理升级; 3.企业的直接差旅成本及间接人力成本下降; 4.实现企业对于差旅供应商的持续有效管控; 5.为企业采购制度决策提供依据与参考,提升企业差旅管理的决策能力; 6.提高企业和供应商之间的财务结算效率。