客户背景

亚信科技是第一家在美国纳斯达克上市的中国高科技企业,成立于1993年。总部设在北京,在成都、广州、上海、杭州、南京、福州、沈阳等地设有分支机构和研发中心。亚信科技在中国互联网发展进程中承担了大量核心工程的建设,是国家认定的“中国重点软件企业”。亚信科技员工数超过14000人,年收入逾30亿人民币,差旅量达到上亿人民币。

实施前差旅情况及痛点

1.缺少供应商管理的手段和工具,在招标后难以管控供应商; 2.多家票务公司为其提供服务,财务支付及结算分散琐碎,错误率高; 3.拥有机票服务团队(行政岗),但酒店要员工自行采购,没有采购统筹,耗费人力,报销繁琐; 4.已和多家航司签署了大客户服务协议(两方、三方协议),但系统无法全面展示,最终无法保证预订最低票价; 5.员工对于企业差旅标准不清楚或不执行,达不到成本节约的效果; 6.拥有自己的OA报销系统,但流程对接存在问题,员工在出行结束后仍需要将机票等信息回填,过程麻烦,员工满意度低。

实施目标

1.希望实现多供应商管理,提高供应商的服务质量; 2.克服多供应商后期财务支付与结算中的麻烦; 3.与航司签订协议后,希望能够在平台上进行全面的系统展示,节省差旅支出; 4.平台内可以根据不同员工等级,落地不同的差旅政策,保证合规性,方便管理; 5.尽可能提供方便多样化支付方式,方便不同员工不同设定的订票习惯; 6.希望平台内数据真实可查,财务能够更加清晰掌握集团整体差旅花费情况; 7.提升行政管理岗的工作效率。

实施方案

1.企业的差旅政策完全嵌入到宝库差旅管理平台中,通过平台后端多个开关进行差旅政策落地,适应企业不同需求,可落地不同差旅标准,确保员工预定的差旅产品能够符合企业差旅政策; 2.将多家航司的两方、三方协议整合,通过宝库平台展示全部航空公司的全部协议政策; 3.在宝库差旅管理平台内进行多供应商财务统一支付与结算; 4.宝库差旅管理平台与亚信的企业内部审批架构和流程对接,在亚信OA中进行行为审批,结果通过单点登录OA直接跳转至宝库平台进行预订,如果价格超过标准将回传至OA进行二次审批;审批信息以邮件、短信、网站等多种方式通知审批人,提高审批效率; 5.平台内绑定支付卡,支付时自动选择当前公司对应的卡进行支付; 6.宝库差旅管理平台与亚信报销系统、项目预算系统等多个系统模块进行数据对接,采购数据及时进入亚信财务系统。

实施效果

1.仅机票一项,平均折扣率由86%降低至72%,共降低14%个百分点; 2.4年共节省差旅费用超过7000万元,平均每年超过1750万元;按5%公司利润率计算,不考虑其他因素影响,仅节省的差旅费用相当于创造了14亿元的销售订单; 3.差旅管理效率大大提升,审批时间从平均21小时降低到2.5小时,审批效率提高850%,由于审批时间造成的航班改签、升舱等问题比例大幅降低; 4.对账周期大大缩短,供应商结算效率提升; 5.却在没有增加行政人员编制的情况下差旅量增加一倍,行政岗位能力大大提升; 6.公司原有差旅政策为了减少退改签费用,规定员工出行预订全价机票;但通过宝库系统数据分析,预订折扣票即使发生退改签费用总成本仍然低于全价票,后公司修改差旅政策为订购折扣票,节约大量差旅成本。

客户价值

1.构建了外部供应链管理能力,实现多品类多供应商管理,提高了供应商服务质量; 2.实现了财务部门结算效率提升; 3.保证企业差旅采购的合规性; 4.理顺了内部差旅流程,实现了同一系统内各类差旅产品采购,提升了员工体验与对行政管理部门的工作满意度; 5.降低整体差旅直接支出(订票、酒店等)及间接支出(人力成本支出); 6.帮助企业提高财务水平可控性并指导决策。